Was ist eine virtuelle Empfangskraft und wie kann sie Ihrem Unternehmen helfen?

Die erste Kommunikationslinie eines Unternehmens bestimmt, wie wahrscheinlich es ist, dass eine Anfrage in einen Verkauf umgewandelt wird und wie positiv die Erfahrung des Kunden mit Ihrem Unternehmen sein wird. Die Dienste einer virtuellen Empfangskraft sind zunehmend gefragt, da Unternehmen jeder Größe von der Effizienz und Kosteneffektivität dieser Dienstleistungen profitieren können.

Insbesondere sind virtuelle Empfangskräfte eine ausgezeichnete Lösung für Unternehmer und kleine Unternehmen, die ihr Team erweitern möchten, jedoch nicht über die Ressourcen eines größeren Unternehmens verfügen. Erfahren Sie, was virtuelle Unterstützung ist und wie diese die perfekte Lösung für die Kommunikation an der "Frontlinie" Ihres Unternehmens sein kann.

Was ist eine virtuelle Empfangskraft?

Eine virtuelle Empfangskraft ist eine ausgebildete Fachkraft, die die Anrufe Ihres Unternehmens in Ihrem Firmennamen und in einer einheitlichen Weise entgegennimmt. Eine virtuelle Empfangskraft befindet sich außerhalb Ihres Unternehmens, aber durch Anrufweiterleitungstechnologie übernimmt sie die Kommunikation Ihres Unternehmens.

Obwohl es so scheint, als sei die Einstellung einer Person, deren Aufgaben nur das Beantworten von Anrufen umfassen, nicht notwendig, ist es wichtig zu verstehen, wie entscheidend eine effektive Kommunikation für den Kundenservice und den Ruf der Marke ist.

Aufgaben einer virtuellen Empfangskraft

Nun, da wir geklärt haben, was eine virtuelle Empfangskraft ist, werfen wir einen Blick auf die Aufgaben, die sie übernehmen kann.

Anrufe entgegennehmen

Für Unternehmen, die sehr beschäftigt sind und nicht die Zeit oder Ressourcen haben, ständig ihre Telefone zu bedienen, kann eine virtuelle Empfangskraft diese Aufgabe übernehmen. Natürlich hängt die Qualität der Dienstleistung und der Angebote von dem Anbieter der virtuellen Empfangskraft ab, jedoch gibt es einige Standards, die Sie erwarten können.

Eine virtuelle Empfangskraft bei Servcorp stellt sicher, dass alle Anrufe innerhalb von drei Klingeltönen beantwortet werden. Als Unternehmen ist es entscheidend, sicherzustellen, dass Ihre Anrufe zeitnah beantwortet werden, um Ihren Kunden ein reibungsloses und zeiteffizientes Erlebnis zu bieten – insbesondere angesichts der vielen Mitbewerber, aus denen ein Kunde wählen kann.

Eine virtuelle Empfangskraft wird alle Anrufe im Namen Ihres Unternehmens beantworten oder nach Ihren Vorgaben handeln. Dies ist eine hervorragende Möglichkeit, Ihr Unternehmen als etabliertes Unternehmen darzustellen und gleichzeitig einen einheitlichen Service für alle bestehenden und potenziellen Kunden zu gewährleisten.

Je nach Technologie des Anbieters profitieren Unternehmen, die in der Regel ein hohes Anrufaufkommen haben, von einer virtuellen Empfangskraft. Beispielsweise kann eine virtuelle Empfangskraft bei Servcorp bis zu sechs eingehende Anrufe entgegennehmen, was für ein Gefühl der Sicherheit sorgt, da alle Anrufe beantwortet werden und keine potenziellen Verkaufschancen verpasst werden.

Anrufe weiterleiten

Unternehmen haben Teammitglieder, die für bestimmte Aufgaben zuständig sind, und daher müssen bestimmte Anrufe an einzelne Teammitglieder weitergeleitet werden. Eine virtuelle Empfangskraft bei Servcorp hat die Technologie, um Anrufe an bis zu neun von einem Unternehmen bereitgestellte Nummern weiterzuleiten.

Diese Technologie sorgt für einen nahtlosen Prozess, um Anfragen an die richtige Person weiterzuleiten.

Nachrichten entgegennehmen und weiterleiten

Häufig sind Unternehmen zu beschäftigt, um das Telefon entgegenzunehmen, und verpassen Anrufe. Das Verpassen eines Anrufs hinterlässt einen schlechten Eindruck und verringert die Wahrscheinlichkeit, dass ein Kunde erneut anruft. Eine virtuelle Empfangskraft kann dieses Problem jedoch lösen.

Wenn Sie zu beschäftigt sind, wird die virtuelle Empfangskraft den Anrufer darüber informieren und alle Nachrichten entgegennehmen. Diese Nachricht wird dann über das bevorzugte Kommunikationsmittel des Unternehmensinhabers weitergeleitet, sei es per Anruf, SMS oder E-Mail.

Durch diesen zusätzlichen Vorteil der Nutzung einer virtuellen Empfangskraft können Unternehmen ihre Zeit maximieren, sich keine Sorgen über verpasste Verkaufschancen machen und gleichzeitig einen hohen Kundenservice-Standard aufrechterhalten.

Termine vereinbaren

Virtuelle Empfangskräfte können auch Ihre Zeit freisetzen, indem sie Termine nach Ihren Bedürfnissen vereinbaren. Dies ist ein weiteres Beispiel dafür, wie eine virtuelle Empfangskraft Ihnen die Freiheit verschafft, sich auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren.

Vorteile einer virtuellen Empfangskraft

Die Aufgaben, die eine virtuelle Empfangskraft übernehmen kann, sind bereits ein Vorteil für sich. Doch die Liste der Vorteile endet hier nicht.

Kostenersparnis

Das durchschnittliche Gehalt einer Empfangskraft in Australien liegt bei 50.000 bis 60.000 AUD. Da 98% der Unternehmen aus KMU bestehen, stellt diese zusätzliche Kostenquelle häufig eine Barriere für Unternehmen dar, die diese Ressource benötigen.

Im Gegensatz dazu kann eine virtuelle Empfangskraft bei Servcorp Ihre Kommunikation und mehr ab 111 AUD pro Monat übernehmen, was Unternehmen bis zu 58.868 AUD sparen kann. Eine virtuelle Empfangskraft spart auch bei anderen übersehenen Kosten.

Ein Beispiel: Unternehmen müssen den Prozess der Einstellung eines Mitarbeiters für diese Rolle nicht durchlaufen. Eine Stellenanzeige zu schalten, Bewerbungen abzuwarten, Vorstellungsgespräche zu führen und jemanden auszuwählen, kann mindestens einen Monat in Anspruch nehmen – Zeit, die Ihr Unternehmen für wichtigere Aufgaben nutzen kann.

Das Einstellen einer normalen Empfangskraft bedeutet, dass Ihr Unternehmen Zeit in deren Schulung investieren muss sowie die Kosten für kranke Mitarbeiter, Jahresurlaub und die Möglichkeit, dass Mitarbeiter kündigen und der Einstellungsprozess erneut durchlaufen werden muss.

Vermeidung von Anrufbeantwortern

Die Mehrheit der Menschen mag es nicht, mit Anrufbeantwortern zu sprechen.

Nicht nur, dass es Kunden ungeduldig macht, sondern es macht den Anruf auch unangenehm. Menschen bevorzugen immer die Kommunikation mit einem anderen Menschen, und Anrufbeantworter haben begrenzte Antwortmöglichkeiten.

Gespräche mit einem Menschen lösen Anfragen auch schneller und zeigen den Verbrauchern, dass sie wertgeschätzt werden.

Produktivitätssteigerung

Da Ihr Unternehmen nun eine virtuelle Empfangskraft hat, die ständige Telefonunterbrechungen stoppt, Prioritäten bei der Weiterleitung von Nachrichten setzt und Anrufe einheitlich bearbeitet, können Sie sich auf produktivere Aufgaben konzentrieren.

Beispielsweise, wenn Ihr Unternehmen durchschnittlich bis zu zwei Stunden pro Tag mit Telefonaten verbringt, entspricht dies zwei Stunden, in denen keine wesentlichen Aufgaben bearbeitet werden, die Umsatz generieren. Eine virtuelle Empfangskraft ist nur eine von vielen Möglichkeiten, die Produktivität zu steigern.

Beeindrucken Sie Ihre Kunden

Wenn eine Empfangskraft einen Anruf professionell und einheitlich entgegennimmt, vermittelt Ihr Unternehmen den Eindruck, etabliert zu sein. Kleine Unternehmen können sich von der Konkurrenz abheben, indem sie Ressourcen haben, die andere möglicherweise nicht haben, und ihre Kundenkommunikation durch eine virtuelle Empfangskraft verbessern.

Was können Sie noch von einem virtuellen Empfangsservice bei Servcorp erwarten?

Es gibt viele geschäftsfördernde Dienstleistungen, die Sie von diesen professionell ausgebildeten virtuellen Empfangskräften erwarten können. Lassen Sie uns einige davon durchgehen.

• Professionelle Begrüßung: Ihre virtuelle Empfangskraft begrüßt Anrufer professionell und höflich, was sich positiv auf das Image Ihres Unternehmens und den Kundenservice auswirkt.
• Anrufbearbeitungsfähigkeiten: Das Repertoire der virtuellen Empfangskraft umfasst Anrufannahme, Nachrichtenerfassung und Anrufweiterleitung, um eine effiziente Anrufbearbeitung zu gewährleisten.
• Terminplanung: Sparen Sie Zeit, indem Sie das Terminmanagement und die Buchungen für Ihr Unternehmen der virtuellen Empfangskraft überlassen. Steigern Sie Ihre Effizienz und konzentrieren Sie sich auf Aufgaben, die für Ihr Unternehmen wichtiger sind.
• Anpassungsoptionen: Ob Sie eine Promotion oder ein wichtiges Meeting haben, die virtuelle Empfangskraft bietet anpassbare Optionen für Skripte und Begrüßungen. Diese Anrufbearbeitungsverfahren stimmen mit Ihrer Markenidentität und den spezifischen Geschäftsanforderungen überein.
• Mehrsprachiger Support: Viele Unternehmen bedienen eine vielfältige internationale Kundschaft, und eine mehrsprachige virtuelle Empfangskraft ist der perfekte zusätzliche Vorteil. Dies ist besonders vorteilhaft, da Sie so Outsourcing vermeiden und eine qualitativ hochwertige Alternative sicherstellen können.

Was sind die Unterschiede zwischen einer traditionellen Empfangskraft und einer virtuellen Empfangskraft?

Es gibt einige wichtige Unterschiede zwischen einer traditionellen Empfangskraft und einer virtuellen Empfangskraft, die oft die Wahl der virtuellen Option attraktiv machen.

• Präsenz: Traditionelle Empfangskräfte arbeiten vor Ort in einer physischen Niederlassung, während virtuelle Empfangskräfte remote arbeiten.
• Kommunikation: Traditionelle Empfangskräfte haben direkten Kontakt mit Besuchern und Mitarbeitern, während virtuelle Empfangskräfte hauptsächlich über Telefon, E-Mail oder Online-Chat kommunizieren.
• Kosten: Traditionelle Empfangskräfte verursachen höhere Kosten durch Gehalt, Sozialleistungen und Bürokosten, während virtuelle Empfangskräfte kostengünstigere Optionen bieten.

Benötige ich eine virtuelle Empfangskraft?

Die Verbesserung der Unternehmenskommunikation ist genauso wichtig wie die Entwicklung jeder anderen Schlüsselaufgabe Ihres Unternehmens. Ohne professionelle und einheitliche Kommunikation kann ein Unternehmen sein positives Markenimage nicht aufrechterhalten.

Wenn Ihr Unternehmen keine Empfangskraft hat und die Kommunikation schwach ist, ist eine virtuelle Empfangskraft die ideale Lösung. Es gibt viele Anbieter von virtuellen Empfangskräften, aber es ist wichtig, den richtigen auszuwählen, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen den besten Wert und die beste Qualität erhält.