Virtual Office vs Home Office: Which One is Right for You

Wenn wir an Unternehmen und Büroflächen denken, fällt uns oft sofort an große Konzerne mit riesigen Etagen, die über Breakout-Räume, Lounges und viele weitere Annehmlichkeiten verfügen. Aber wusstest du, dass es weltweit etwa 582 Millionen Unternehmer gibt? Und dass 50 % der kleinen Unternehmen zu Hause gegründet werden!

Die größte Herausforderung, die sie oft erleben, ist die Wahl des richtigen Büro-Setups. Zwei der häufigsten Optionen sind ein virtuelles Büro oder ein Home Office.

Virtual office

Ein virtuelles Büro ist eine flexible Arbeitslösung, die Unternehmen alle Annehmlichkeiten und Technologien eines Büroarbeitsplatzes bietet, ohne dass diese direkt die Vermögenswerte besitzen oder einen physischen Büroarbeitsplatz anmieten müssen.

Obwohl es von Unternehmen jeder Größe genutzt wird, sind virtuelle Büros besonders bei kleinen Unternehmen gefragt, da sie die finanzielle Hürde für die Erlangung von Glaubwürdigkeit überwinden. Virtuelle Büros werden von Workspace-Solution-Unternehmen bereitgestellt und bieten eine Adresse, Postweiterleitung, Empfangsdienste, Sekretariats- und IT-Unterstützung.

Hinweis: Nicht alle Anbieter von virtuellen Büros bieten die gleichen Dienstleistungen an.

Bevor wir in die Vorteile eines virtuellen Büros eintauchen, empfehlen wir, sich näher mit den Funktionen eines virtuellen Büros zu beschäftigen, um dessen Funktionsweise im Detail zu verstehen.

Vorteile eines virtuellen Büros

Wenn man das virtuelle Büro mit dem Home Office vergleicht, liegen die größten Unterschiede in den Vorteilen. Virtuelle Büros vermitteln in der Regel ein stärkeres Gefühl von Etabliertheit und Glaubwürdigkeit, was für Unternehmen, die gerade erst anfangen, eine unschätzbare Ressource darstellt.

Glaubwürdigkeit

Egal, ob Sie von zu Hause oder unterwegs arbeiten, ein virtuelles Büro verleiht Unternehmen Glaubwürdigkeit, unabhängig von ihrem aktuellen Standort. Ein Anbieter von virtuellen Büros ermöglicht es Ihnen, Ihre Geschäftsadresse rechtlich an einem beliebigen seiner Standorte zu registrieren – dies wird als virtuelle Büroadresse bezeichnet.

Beispielsweise, wenn ein virtueller Büroanbieter das One World Trade Center in New York City als Teil seines Portfolios anbietet, kann diese Adresse die Geschäftsadresse Ihres Unternehmens werden. Diese Adresse kann auf Ihren Visitenkarten, Webseiten und anderem Marketingmaterial verwendet werden.

Zusätzlich zur Glaubwürdigkeit Ihres Unternehmens bietet das virtuelle Büro eine vollständige Kommunikationslösung. Unternehmen erhalten auch eine lokale Festnetznummer und einen Empfangsdienst, der ihre Anrufe entgegennimmt.

Alle Post, die an Ihr Unternehmen an der virtuellen Büroadresse gesendet wird, kann entweder vor Ort abgeholt oder an jede von Ihnen gewählte Adresse weitergeleitet werden, beispielsweise an Ihre private Adresse.

Aus der Sicht des Unternehmens steigern Sie sofort Ihre wahrgenommene Glaubwürdigkeit, und potenzielle Kunden sind eher geneigt, mit Ihnen in Kontakt zu treten.

Dies ist auf den einfachen Vertrauensfaktor der modernen Konsumenten zurückzuführen. Wenn Ihre Geschäftsadresse wie eine Privatadresse aussieht, wirkt das weniger zuverlässig oder etabliert. Im Vergleich dazu erweckt eine Adresse in einem renommierten Gebäude das Bild eines erfolgreichen und vertrauenswürdigen Unternehmens.

Flexibilität

Wie bereits erwähnt, ermöglicht ein virtuelles Büro, dass Sie Ihr Unternehmen von zu Hause oder fast jedem anderen Ort aus führen können. Dies bietet Unternehmen vollständige Flexibilität und Autonomie, wo sie arbeiten, ohne auf Funktionalität oder Glaubwürdigkeit zu verzichten.

Einige Anbieter von virtuellen Büros bieten auch eine bestimmte Anzahl an Stunden für die Nutzung von Coworking-Spaces an. Das bedeutet, dass Unternehmen das tatsächliche Büro des virtuellen Büros nutzen können, wenn es erforderlich ist. Wenn man die Coworking-Spaces mit der Möglichkeit kombiniert, von zu Hause aus zu arbeiten, erhält man eine hybride Lösung.

Diese Flexibilität erstreckt sich auch auf die Vertragslaufzeiten eines virtuellen Büros, da Unternehmen bereits ab einem Monat eine Verpflichtung eingehen können. Das Risiko wird mit einer so kurzen Laufzeit erheblich minimiert, was besonders für kleine Unternehmen vorteilhaft ist.

Arbeiten Sie von zu Hause, dem virtuellen Bürostandort oder überall – ein virtuelles Büro ist ideal für diejenigen, die Flexibilität suchen oder für kleine Unternehmen, die keine traditionelle Bürolösung in Anspruch nehmen können.

Kosten-Effizienz

Die Miete für ein Standardbüro, das Personal und die Technologie über traditionelle Methoden würde die meisten Unternehmen in den finanziellen Ruin treiben. Doch der größte Vorteil eines virtuellen Büros sind die geringen Kosten, die mit den bereitgestellten Annehmlichkeiten verbunden sind.

Gewerbeimmobilien sind eine teure Investition, ebenso wie die Finanzierung eines Support-Teams. Während die Zahlen weltweit variieren, nehmen wir den US-Dollar als Standardbeispiel.

Untersuchungen zeigen, dass die durchschnittliche Miete für Büroflächen im Großraum New York derzeit bei rund 82,50 USD pro Quadratfuß liegt. Angenommen, Sie sind ein Einzelunternehmer und möchten ein Executive Office für eine Person mieten.

Dieses Büro umfasst zwischen 90-150 Quadratfuß, was bedeutet, dass Ihre jährliche Miete zwischen 7.425 USD und 12.375 USD liegen würde. Das ist nur für ein Einzelbüro für eine Person und die Kosten steigen erheblich, wenn Sie Ihr Team erweitern.

Fügen Sie das Gehalt eines Empfangsmitarbeiters, eines Sekretärs und eines IT-Technikers hinzu, und das ergibt zusätzliche 133.436 USD oder mehr. Und wenn Sie die Kosten für Call-Routing-Technologie einbeziehen, wird die Summe noch höher.

Andererseits kann ein virtuelles Büro in den USA bereits ab 79,29 USD pro Monat gemietet werden. Insgesamt betrachtet ist das virtuelle Büro im Vergleich zum Home Office in Bezug auf die gebotenen Annehmlichkeiten und den gezahlten Preis eine sehr kostengünstige Lösung.

Produktivitätssteigerung

Ein weiterer wichtiger Vorteil eines virtuellen Büros im Vergleich zum Home Office ist die gesteigerte Produktivität.

Kleinere Unternehmen haben oft mehr Aufgaben zu erledigen, weil sie über begrenzte Ressourcen verfügen, aber ein virtuelles Büro kann dieses Problem lösen. Untersuchungen zeigen, dass Unternehmen zwischen fünf und 16 Stunden pro Woche mit administrativen Aufgaben verbringen.

Das ist viel Zeit, die für Aufgaben aufgewendet wird, die kein Einkommen generieren. Unternehmen, die ein virtuelles Büro haben, können diese Aufgaben an ihren virtuellen Sekretär delegieren und sich auf die wichtigeren Aufgaben konzentrieren.

Erfahren Sie mehr darüber, warum ein virtuelles Büro anders ist als eine virtuelle Adresse.

Nachteile eines virtuellen Büros

Wie bei allem gibt es auch bei virtuellen Büros Nachteile.

Lack of face-to-face interaction

Eine der größten Herausforderungen, die viele Mitarbeiter während der Covid-Pandemie erlebten, war der Mangel an menschlicher Interaktion. Zunächst genossen viele das Arbeiten von zu Hause aus, aber schließlich begannen sie, die persönlichen Interaktionen mit ihren Kollegen zu vermissen, und einige erlebten sogar Burnout.

Die gleichen Prinzipien gelten für ein virtuelles Büro, da die meisten Menschen es nutzen, während sie remote arbeiten. Die Kommunikation mit dem Team über Microsoft Teams und Zoom-Meetings kann ermüdend werden, wodurch die Motivation im Laufe der Zeit sinkt.

Unternehmen können diesem Problem begegnen, indem sie die Coworking-Stunden nutzen und Zeiten für persönliche Zusammenarbeit einplanen. Sie können auch Kollaborationstools für Remote-Teams nutzen.

Begrenzte Networking-Möglichkeiten

Es kann schwierig sein, mit anderen zu netzwerken, wenn man nicht regelmäßig an Live-Geschäftsveranstaltungen teilnimmt oder sich häufig mit anderen Geschäftsinhabern trifft. Networking ist ein unterschätztes Element, wenn es darum geht, die Kundenbasis zu erweitern und mehr über das Unternehmertum zu lernen.

Schwierigkeit bei der Aufrechterhaltung der Work-Life-Balance

Es ist schwierig, Arbeit und Freizeit zu trennen, wenn Büro und Komfortumgebung am selben Ort sind. Oft arbeiten Menschen länger, weil sie nicht pendeln müssen. Auch wenn Mitarbeiter eher geneigt sind, mehr zu arbeiten, wird dies auf Dauer zu einem Teufelskreis.

Auch besteht die Gefahr, dass man sich während der Arbeitszeit zu sehr mit Aufgaben wie Haushaltspflichten oder familiären Verpflichtungen ablenkt.

Home office

Ein Home Office ist ein Arbeitsplatz in Ihrem privaten Wohnraum, der für Büroarbeiten für Ihr eigenes Unternehmen oder als Angestellter eines Unternehmens genutzt wird.

Home Offices sind seit Covid sehr verbreitet und haben sich gehalten, da Flexibilität nach wie vor ein großes Thema ist. Auch wenn es häufig als remote Arbeitsmodell missverstanden wird, gibt es signifikante Unterschiede, wenn man ein virtuelles Büro mit einem Home Office vergleicht.

Vorteile des Home Office

Von der vollständigen Freiheit bei der Gestaltung Ihres Arbeitsumfelds bis hin zu minimaler Bürostille gibt es einige Vorteile, die im Vergleich zu einem virtuellen Büro auffallen.

Komfort und Bequemlichkeit

Länger schlafen, von zu Hause aus arbeiten an einem kalten Tag – das Home Office bietet definitiv einen großen Komfort.

Es gibt viele Situationen, in denen Mitarbeiter sich krankmelden, weil sie zu müde sind, um aufzustehen. In einem Büro würde dies einen Tag Produktivität kosten, aber im Home Office müssen Unternehmen dieses Problem nicht angehen.

Komplette Designkontrolle

Ob Sie Ihr Home Office mit minimalistischer Einrichtung direkt am Fenster oder mit individuellen Postern und Schreibtischen gestalten möchten – zu Hause können Sie es!

Im Büro ist die Kontrolle über das Design oft stark eingeschränkt.

Kosten-Effizienz

Ein Home Office spart die teuren Mieten für ein Standardbüro, und alles, was für das Home Office gekauft wird, kann steuerlich abgesetzt werden. Ob Möbel, Monitore oder Telefonkosten – all dies kann als abzugsfähige Ausgabe geltend gemacht werden.

Erhöhte Autonomie

Selbstständige erhalten eine enorme Autonomie, da sie entscheiden können, wann sie arbeiten und wann sie frei haben.

Nachteile eines Home Office

Die Nachteile eines Home Office sind denen eines virtuellen Büros sehr ähnlich, aber es gibt einen wichtigen Unterschied.

Fehlende Glaubwürdigkeit

Unternehmen, die von zu Hause aus arbeiten, wirken oft weniger glaubwürdig und erscheinen weniger professionell. Eine professionelle Adresse und Telefonnummer können Vertrauen aufbauen, was ein Home Office nicht bieten kann.

Kein physischer Raum für Kundentermine

Laden Sie Ihre Kunden niemals zu einem ersten Treffen nach Hause ein.

Ein formelles Meeting zu Hause oder in einem Café abzuhalten, ist sehr unprofessionell und kein geeigneter Ort, um über geschäftliche oder potenziell vertrauliche Informationen zu sprechen. Selbstständige können stattdessen Zoom-Meetings nutzen, aber es wird Situationen geben, in denen Sie Kunden persönlich treffen müssen.

Unternehmen, die ein virtuelles Büro mieten, können dieses Szenario umgehen, indem sie die vor Ort verfügbaren Coworking-Spaces oder Besprechungsräume buchen. Remote-Arbeiter, die keine virtuellen Büro-Dienste nutzen, müssen jedoch andere Alternativen finden, um Kunden zu treffen.

Sicherheitsbedenken

Cybersicherheit ist immer eine der vordersten Sorgen, auch für kleine Unternehmen.

Heimbüros sind weniger mit Sicherheitstechnologie ausgestattet und somit anfälliger als andere. Hier ist eine Liste von Cybersicherheitsproblemen, auf die Heimbüros achten sollten:

• Persönliche Telefonnummer: Selbstständige, die von zu Hause aus arbeiten, neigen dazu, ihre persönliche Telefonnummer für geschäftliche Zwecke zu nutzen. Sobald Ihre Nummer öffentlich auf einer Website oder bei „Google My Business“ angezeigt wird, sind Sie anfällig für Spam-, Marketing- und Phishing-Anrufe.
• Wi-Fi: Persönliches Internet ist normalerweise nicht so sicher. Die meisten Menschen verwenden schwache Passwörter und haben ihre Firewall-Protokolle nicht für die geschäftliche Nutzung angepasst. Es wird empfohlen, dass Heimarbeitskräfte ein VPN installieren und ein VLAN für Sicherheitsvorkehrungen verwenden.
• Fehlende Richtlinien: Jedes Unternehmen, das vollständig von zu Hause aus operiert, muss „Heimbüro-Richtlinien“ haben. Ohne Regulierungen und Richtlinien sind Unternehmen anfälliger für Datenlecks und andere Bedrohungen.

Welches ist das Richtige für Sie?

Die Wahl zwischen einem virtuellen Büro und einem Home Office hängt von Ihren aktuellen und zukünftigen Geschäftsanforderungen ab. Sind Sie ein Mitarbeiter eines Unternehmens, das von zu Hause aus arbeitet? In diesem Fall benötigen Sie wahrscheinlich kein virtuelles Büro, da die Arbeitsstruktur von Ihrem Unternehmen vorgegeben wird.

Sind Sie selbstständig und arbeiten remote? In diesem Fall ist die Entscheidung für virtuelle Bürodienste die weitaus bessere Wahl, um Glaubwürdigkeit und Vertrauen bei Ihren potenziellen Kunden zu schaffen. Ein virtuelles Büro ist auch vorteilhafter, um die Produktivität zu steigern, indem Sie administrative Aufgaben vermeiden und Ihre Anrufe von einem Empfangsdienst bearbeiten lassen.

Virtuelle Büros bieten auch Zugang zu Coworking-Spaces und Besprechungsräumen, sodass Sie einen physischen Raum für Kundentreffen haben, wenn dies notwendig ist.

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